Groupe financier Springleaf Inc.
Des vérifications à la conformité : comment Springleaf Financial documente la communication des clients dans Outlook
Contexte
Pour plusieurs conseillers, le travail ne se termine pas à la fin de la réunion avec le client.
Il y a le suivi, la documentation, et la responsabilité de pouvoir prouver, à tout moment, que vous avez pris contact quand vous l’aviez dit.
Pour Tanner Hassell, planificateur financier certifié, cela compte.
Au sein d’une équipe d’environ dix conseillers chez Springleaf Financial en Colombie-Britannique, Tanner offre une planification financière globale couvrant les investissements, l’assurance, la planification fiscale et les considérations successorales. Springleaf a été utilisé Maximizer CRM pendant plus de cinq ans pour documenter les conversations avec les clients et tenir des registres. Tanner travaille dans ce système depuis deux ans et demi.
Ce qu’il valorise le plus, c’est la constance, le fait de prendre contact régulièrement et de garder une communication organisée. Et savoir que toutes les interactions avec les clients sont documentées sans créer de travail supplémentaire.
Une expérience Outlook plus fluide
Springleaf utilisait auparavant l’ancienne intégration d’Outlook. Ça fonctionnait bien, mais il fallait sauvegarder manuellement les courriels dans le CRM.
« Ça t’a incité à chaque courriel », explique Tanner. « Mais il fallait quand même ce clic supplémentaire pour sauvegarder et catégoriser. »
La nouvelle intégration d’Outlook a introduit la sauvegarde automatique des courriels et élargi la fonctionnalité directement dans Outlook. Les conseillers peuvent créer des notes, ajouter des tâches, générer des contacts et consulter l’historique des clients sans quitter leur boîte de réception.
« C’est plus moderne. Tu peux faire tout ce qu’on faisait avant, et plus encore, dans une interface plus propre. »
Pour Tanner, le plus grand changement concerne le flux de travail.
« Si je peux tout faire dans Outlook sans passer d’un système à l’autre, c’est l’idéal. Tout garder dans Outlook me rend globalement plus efficace. »
Tanner Hassell
Planificateur financier certifié
Springleaf Financial
Un flux de travail mensuel qui favorise la cohérence
Tanner maintient un rythme régulier de suivi avec ses clients. Au fur et à mesure qu’il communique avec eux via Outlook, chaque message est automatiquement enregistré dans Maximizer, et la date « Dernier contact » du client se met à jour instantanément.
« C’est très facile de montrer que je contacte activement chaque client »
Il ne suit pas exactement les économies de temps, mais le flux de travail est nettement plus simple. Au lieu de suivre manuellement la communication ou de fouiller dans les boîtes de réception pendant un audit, il peut ouvrir Maximizer et voir un historique d’activités propre et organisé.
« Ça fait juste son travail en arrière-plan. On n’a pas à y penser. »
Confiance en conformité sans effort supplémentaire
Pour Tanner, la plus grande valeur est la tranquillité d’esprit.
« Moins de soucis pour la conformité la nuit. Je sais que tout est sauvegardé là-bas sans que j’aie à y penser. »
La communication avec le client est captée automatiquement, la sensibilisation est documentée, et les dossiers sont accessibles au besoin.
Cette fiabilité réduit la charge mentale et permet à Tanner de se concentrer sur les conversations avec les clients plutôt que sur la documentation mécanique.
Valeur pratique pour la pratique
Au-delà de l’enregistrement des courriels, Tanner utilise le panneau latéral Outlook pour créer des notes. De plus, il apprécie de pouvoir créer des contacts directement à partir de courriels et de garder le contexte client visible pendant le travail.
« J’aime pouvoir rester sur un seul écran et garder tout connecté à l’enregistrement client. »
Lorsqu’on lui demande comment la nouvelle intégration a évolué Maximizerpour sa pratique, il garde ça simple.
« Juste savoir que tout est là et sauvegardé correctement fait une différence. »
Et s’il devait résumer la plus grande différence en une phrase :
« Tout garder dans Outlook. »
